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Le tampon encreur est un outil de bureau que l’on retrouve dans la majorité des entreprises qui se respectent. Utile à bien des niveaux, son utilisation varie selon les cas et les besoins. Découvrez en quoi le tampon encreur est essentiel dans un cabinet médical.
Pourquoi investir dans un tampon encreur quand on est médecin ?
En plus des consultations et les soins prodigués aux patients, le travail des médecins contient également de nombreuses formalités administratives requérant l’usage d’un tampon encreur. En effet, certains documents mentionnant des informations recommandées par le Conseil de l’Ordre des médecins nécessitent d’être signés et tamponnés en bonne et due forme. Il existe des tampons adaptés aux médecins personnalisés reprenant lesdites informations et qui leur permettent d’optimiser la durée des consultations.
Le cachet professionnel d’un médecin est nécessaire pour lui permettre de décliner son identité complète ainsi que sa spécialisation. Il peut aussi contenir des informations additionnelles telles que son identifiant personnel unique ainsi que ses coordonnées téléphoniques.
Le cachet sert par ailleurs à estampiller les documents entrants et sortants du cabinet médical. Les tampons encreurs faisant mention du compte bancaire et de la signature du docteur sont aussi utilisés de manière courante dans les cabinets médicaux. Ils sont utiles pour l’endossement des chèques en complément des tampons à chèque.
Les différents types de tampons encreurs existants
Les tampons encreurs se déclinent aujourd’hui en de nombreux modèles et les possibilités de personnalisation le sont aussi. Découvrez les différents types de tampons qu’il peut exister.
Les tampons encreurs contenant du texte
Aussi appelés cachet ou timbre de société, les tampons encreurs avec du texte ont des textes personnalisés. Ils sont de forme rectangulaire ou ronde, libérant des couleurs allant du noir au rouge. Les tampons encreurs avec du texte peuvent être aussi bien utilisés par des particuliers que des entreprises et ils sont personnalisables à l’envi, avec des messages précis ou des coordonnées. Pour un médecin, il s’agit de son nom, de son numéro d’affiliation à l’Ordre des médecins ou encore de la date du jour concernant la consultation.
Les tampons dateurs
Les tampons encreurs à date modifiables servent à dater des documents. Cela est d’une importance primordiale pour le classement et la validité de nombreux documents administratifs. Elle est utilisée dans la majorité des activités, notamment dans les hôpitaux et les cabinets médicaux. Ces tampons dateurs sont équipés d’un mécanisme permettant d’ajuster les dates.
Un tampon encreur à date modifiable est constitué par quatre molettes permettant de régler le jour, le mois et l’année. C’est un outil très pratique qui permet de faire gagner du temps lorsqu’il y a beaucoup de paperasserie à faire dans la journée. En fonction de la gamme de votre choix, il est possible de personnaliser le tampon encreur à date modifiable en y intégrant quelques lignes de texte. Bien entendu, vous pouvez aussi y faire figurer les coordonnées de votre société et opter pour un modèle avec système d’ancrage intégré.
Pour faciliter encore plus la tâche en tant que médecin, opter pour le télésecrétariat médical peut également être bénéfique pour vous. En effet, cette option simplifie la vie des patients tout autant que la vôtre.
Les tampons encreurs professionnels
Pour mieux indiquer les coordonnées d’un médecin, quoi de mieux que le tampon encreur professionnel. Vous pouvez y apposer les coordonnées de votre cabinet en guise d’informations. Le tampon encreur professionnel décline l’identité de votre profession et est considéré comme un gage de sérieux.
Le tampon de poche
Ce modèle est très pratique pour les médecins qui se rendent au domicile de leur patient. Si c’est votre cas, vous pouvez mettre le tampon de poche dans votre veste ou dans votre sacoche pour l’emmener avec vous. Il ne tiendra pas de place et vous aidera à signer tous les documents, même loin de votre cabinet.
Le tampon numéroteur
Très pratique pour classer les dossiers de vos patients, le tampon numéroteur ne peut être constitué que d’un numéro d’identification. Cela vous permettra ainsi de retrouver chaque dossier grâce à un numéro unique.
Les tampons encreurs en bois
Il s’agit sans doute du modèle le plus traditionnel utilisé encore par certains médecins. Le tampon encreur en bois a été momentanément relégué au second plan, mais aujourd’hui, il connaît un regain de popularité. Cela s’explique par le fait qu’il offre un certain nombre d’avantages, notamment au niveau de la personnalisation. Sa petite taille le rend pratique à utiliser et très ergonomique.
Les informations à ajouter sur votre tampon encreur
La fonction première du tampon encreur est de permettre d’identifier facilement le métier de son détenteur. Un médecin doit donc y faire figurer entre autres :
- son nom et son prénom,
- l’adresse du cabinet,
- le numéro de téléphone…
Pour les médecins, le tampon professionnel doit également préciser le titre « Docteur », suivi par le nom et prénom ainsi que la spécialité du patricien. Il faut aussi apposer l’adresse du cabinet médical, le numéro de téléphone ainsi que la mention « Conventionné », suivie des lettres « DP » (mais seulement dans le cas où il bénéficie d’un droit de dépassement en raison de ses qualifications). Les médecins ont l’obligation de faire figurer leur numéro d’identification au répertoire partagé des professionnels de santé sur son cachet. Il s’agit d’une démarche indispensable pour tout professionnel de santé.
Médecin : sur quels documents pouvez-vous l’utiliser ?
Le tampon fait partie des indispensables en matière de fourniture de bureau au sein d’un cabinet médical.
Les documents administratifs et comptables
Un cabinet médical est une société à part entière et la bonne gestion des pièces administratives et comptables est essentielle pour son bon fonctionnement. Le tampon encreur est utile pour l’authentification, la signature, l’identification du cabinet ainsi que des tâches de gestion des pièces administratives et comptables. Bien entendu, chaque document et chaque tâche requiert l’utilisation d’un bon tampon encreur. L’utilisation des bons tampons encreurs est nécessaire.
Les dossiers des patients
Tout hôpital ou établissement de santé se doit de constituer un dossier médical sur chaque patient pris en charge. Il faut notamment répertorier les informations relatives au patient ainsi que son historique de santé. Si les dossiers s’accumulent, la classification peut être ardue. Afin d’éviter de crouler sous la paperasse mal classée, un numéro doit être attribué à chaque dossier dans le but de l’identifier de façon rapide et facile. Pour ce faire, il faut utiliser un tampon numéroteur muni de menottes réglables qui forment une suite de numéros. Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires en ligne qui peuvent s’occuper de la fabrication des tampons de ce type, avec une option de personnalisation disponible.
Les documents à dater nécessitent l’utilisation d’un tampon dateur qui permet la datation sur une période de douze ans maximum. Pour les documents et papiers urgents, comme les dossiers d’un patient à prendre en charge en priorité par exemple, il faut utiliser le tampon avec la mention « URGENT ». Un tampon auto-encreur standard peut faire l’affaire et vu qu’il ne sera pas utilisé de manière systématique, un simple modèle en plastique peut faire l’affaire.
Les pièces comptables
Afin de garantir le bon suivi de votre trésorerie et l’archivage des pièces comptables, vous devez valider les moyens de paiement comme les chèques à l’aide de tampons de plusieurs types. Lorsque les patients paient leur consultation, vous devrez apposer la mention « payée » au tampon auto-encreur sur l’empreinte.
Dans le cas des établissements de santé qui possèdent une officine de pharmacie à l’interne, il est nécessaire que le pharmacien utilise un cachet avec la mention « livré » sur chaque ordonnance qui est servie aux patients. Il s’agit d’une démarche indispensable pour garantir le suivi régulier et assidu des dossiers médicaux ainsi que des stocks de médicaments. La numérotation, la datation et la signature des pièces nécessitent aussi l’utilisation de tampons appropriés.
Si vous êtes médecin, le tampon encreur va ainsi vous faciliter la vie. Vous pourrez signer les ordonnances et feuilles de soin correctement et sans risque de falsification. Vérifiez bien que le tampon comporte toutes les informations essentielles et a assez d’encre avant de valider tout document.